Administratief bediende

Doel van deze functie

Dankzij de invulling van deze functie draag je bij op 3 vlakken:

  1. Door de administratieve rompslomp van onze klanten te verzachten en hen op een klantvriendelijke en klantgerichte manier door de administratie van hun Businesslabtraject te loodsen, verhoog je onze klantentevredenheid.
  2. Door een correcte en stipte facturatie te doen en aan een zorgvuldig debiteurenbeheer te doen, zorg je ervoor dat de juiste gelden op het juiste moment op onze rekening staan.
  3. Door basis boekhoudkundige taken en allerlei ad hoc taken van de zaakvoerders op jou te nemen, creëer je tijd in de agenda van de zaakvoerders.

Functieomschrijving

Je volgt elk klantendossier van A tot Z nauwlettend op.
Dat betekent …

      • Dat je elke nieuwe klant spreekwoordelijk bij de hand neemt en hem door de administratieve mallemolen van zijn inschrijving voor een traject of opleiding loodst.
      • Dat je de facturatie  correct en stipt doet met de nodige opvolging ervan.
      • Dat je elke inschrijving van A tot Z beheert.
      • Dat je per telefoon of per mail hulp biedt aan onze klanten bij de subsidieaanvraag (KMOportefeuille) voor hun opleiding
      • Dat je aan debiteurenbeheer doet.
      • Dat je het eerste aanspreekpunt van Businesslab bent via de telefoon of via mail.

Je voert basis-boekhoudkundige taken uit.
Dat betekent …

      • Dat je facturen inboekt.
      • Dat je rekeninguittreksels afpunt.
      • Dat je ad hoc basis boekhoudkundige taken doet.
      • Dat je ons verder ondersteunt in het digitaliseren van de klantendossiers.

Je voert ad hoc administratieve taken uit.

      • Je plaatst bestellingen voor het kantoor.
      • Je staat in contact met leveranciers.
      • Je verwerkt de feedbackformulieren van onze klanten.
      • Je layout documenten.
      • En andere …

Kortom:Je doet Businesslab administratief, boekhoudkundig enlogistiek draaien als een geoliede machine en je tilt samen met ons team onze dienstverlening naar een hoger niveau.

Jouw profiel

  • Je beschikt over een bachelor office management, accountancy-fiscaliteit of gelijkaardige studie of je hebt een link met boekhouding en/of administratie door jouw ervaring.
  • Je staat volledig achter de waarden van Businesslab.
  • Je bent positief ingesteld en je neemt graag initiatief.
  • Je bent coachable. Dat betekent dat je bereid bent om nieuwe zaken te leren, te ontdekken en jou deze snel eigen te maken. Niet alleen op en tijdens het werk, maar als het nodig is ook even buiten het werk.
  • Je hebt een net en verzorgd Je bent in staat je voorkomen aan te passen aan de situatie. Op kantoor: net, verzorgd en semi-professioneel/casual. Op events (mocht dat nodig zijn): net, verzorgd en professioneel.
  • Je hebt reeds relevante administratieve en/of boekhoudkundige ervaring.
  • Je werkt nauwkeurig.
  • Je durft verantwoordelijkheid
  • De telefoon is jouw vriend.
  • Je bent in staat om een checklist of een procedures te gebruiken, aan te vullen of te herschrijven.
  • Je bent gemotiveerd om bij te leren.
  • Je bent planmatig en organisatorisch zeer sterk.
  • Je kan discreet omgaan met vaak vertrouwelijke informatie.
  • Je hebt een vriendelijke en professionele houdingo.v. klanten en leveranciers en als het moet kan je op een respectvolle manier ook kordaat zijn.
  • Je omringt je graag met een klein dynamisch team waar jouw functioneren een directe invloed heeft op het functioneren van iemand anders.
  • Je bent collegiaal en spontaan en je getuigt van een goede teamspirit en open communicatie.
  • Je bent op korte termijn beschikbaar. (3 maand of minder)
  • Je bent iemand die proactief denkt en handelt.
  • Je kan zelfstandig Je hebt dus niet voortdurend sturing nodig.
  • Je kan ten allen tijde het overzicht bewaren en je weet waar nodig prioriteiten te stellen.
  • Het (h)erkennen van problemen en vraagstukken vormt geen probleem. Deze durf je ook op een accurate manier aan te kaarten.

Jouw vaardigheden

  • Je bent zeer computervaardig:
    • Je kan goed overweg met de office-paketten, google docs en google sheets. (Draaitabellen hoef je niet te maken)
    • Je krijgt nieuwe software programma’s makkelijk onder de knie. Wij werken met Exact Online, MailBlue, Zoom, Trello, ….
  • Je spreekt en schrijft correct in het Nederlands.
  • Je bent nauwkeurig van aard.
  • Je hebt ervaring met de boekhoudkundige taken zoals hierboven vernoemd of je bent bereid hier heel snel in te groeien en je zeker in het begin daarin in te werken. Wij werken met exact online.
  • Je kan snel en correct typen.
  • Telefonisch klantencontact en debiteurenbeheer schrikt je niet af.
  • Je werkt met gemak op een Mac of je bent bereid om je hierin snel te professionaliseren.
Vind hier de sollicitatieprocedure

Ons aanbod voor jou of 17 zaken die je van ons mag verwachten

    1. Je komt terecht in een missie- en resultaatgedreven onderneming met grootse ambities.
    2. Businesslab biedt jou een boeiende functie met verantwoordelijkheid.
    3. Je komt terecht in een klein gemotiveerd team binnen een succesvolle organisatie met leuke collega’s.
    4. Werken bij Businesslab is eerder een levensstijl, van leren, groeien en je dienstbaar opstellen om een groter doel te bereiken, dan enkel en alleen je boterhammen verdienen.
    5. Je kan rekenen op actieve werkweken vol uitdaging.
    6. Wij zorgen ervoor dat je de juiste tools tot je beschikking hebt om je werkzaamheden goed uit te voeren: een laptop (mac) met tweede groot scherm , een muis, een deftige bureaustoel en bureautafel, koptelefoon, schrijfgerief, e.d.
    7. Er is ruimte voor de mens achter de medewerker en persoonlijke ontwikkeling door gerichte interne opleiding en coaching.
    8. Binnen jouw werkweek (van minimum 30 uren), krijg je 2 groei-en intrapreneurship-uren.
    9. Dankzij het onboardingsplan, ontwikkel je vanaf dag één jouw vaardigheden. Je boekt stap voor stap vooruitgang waardoor je je snel als een vis in het water voelt in jouw nieuwe functie
    10. Je werkt niet in het weekend.
    11. Jouw werkplek is ons kantoor in het makkelijk bereikbare en prachtig groene Lotenhulle (deelgemeente van Aalter). Weg van alle drukte, met voldoende gratis parkeerplaats bij de deur.  Helaas moeilijk bereikbaar met het openbaar vervoer.
    12. Je maakt vanaf dag 1 het verschil voor ons en onze klanten. Elke ondernemer die je verder helpt, is een overwinning die je persoonlijk motiveert.
    13. Klassieke kantoordagen (fulltime) beginnen om 8.30u en eindigen op 17.15u. Op vrijdag zelfs om 15.15u. In uitzonderlijke gevallen verwachten we eens wat flexibiliteit op het moment dat er een event doorgaat. Dit wordt dan wel voldoende op voorhand gecommuniceerd.
    14. Je kan direct starten met jouw nieuwe job (3/4, 4/5 of fulltime). Dit met een contract van onbepaalde duur.
    15. De koffie en de Royco-minutesoep staan voor jou ter beschikking, evenals de croque-monsieur-machine. 😉
    16. Collectief verlof tussen Kerst en Nieuw. Dan is de onderneming gesloten.
    17. We stellen een marktcomform loonpakket voor jou samen. Het (bruto) basisloon op basis van een 38 urenweek ligt tussen de € 2200 en € 3200 op basis van een fulltime.  Wanneer op termijn de basisobjectieven mooi overschreden worden en/of als er meer verantwoordelijkheden opgepakt worden, kan je mogelijks doorgroeien.
Vind hier de sollicitatieprocedure

Wie wij zijn …

Wij, An Verstraete & Xavier Debaere, ondernemen al sinds 1994. Na tal van ondernemingen te hebben opgezet en succesvol te hebben verkocht, werden we er ons van bewust dat zakelijk succes alleen niet gelukkig maakt.
Na een lang en persoonlijk groeitraject startten we Businesslab op vanuit een heel duidelijke persoonlijke missie:

Zaakvoerders van kleine ondernemingen ondersteunen op
zakelijk, financieel én persoonlijk gebied.

Vandaag zijn we nummer 1 in Vlaanderen als het gaat over de (niet-gesubsidieerde) opleidingsorganisaties voor kleine ondernemingen. We zijn een gezond bedrijf dat gestaag doorgroeit. We hebben een hoge standaard wanneer het gaat om ons team en maken geen compromis als het draait om professionaliteit.

We organiseren in 2023 onze 50ste Kick-off (kennismakingsdag) waar we in het verleden al meer dan 3200 ondernemers naartoe brachten. Van die 3200 ondernemers volgden ruim 650 ondernemers al minstens één groeitraject: de Business & Life Boost XL. Dit is een groei- en inspiratietraject van 10 dagen verspreid over 10 maanden.

In 2022 verwelkomden we meer dan 100 nieuwe klanten. We noemen ze nieuwe Tribers in onze Community, de Businesslab Tribe. In datzelfde jaar bereikten we een omzet van maar liefst 1.670 000 euro. Daar zijn we super trots op.

Bovendien hebben we nog grootse ambities. In 2023 willen we het aantal nieuwe leden in de Businesslab Tribe verdubbelen.

Lees meer op https://businesslab.be

Vind hier de sollicitatieprocedure