• Zit leidinggeven in je bloed?
  • Is organiseren één van de prioriteiten in je leven?
  • Schrikt verantwoordelijkheid en initiatief je niet af?
  • Hou je ervan om het overzicht te bewaren?
  • Hou je ervan om taken en cijfers nauwkeurig bij te houden?
  • Schrik je er niet voor terug om commercieel mee te denken met de onderneming en jouw steentje bij te dragen op commercieel vlak?
  • Heb je affiniteit met de wereld van de kleine onderneming?
  • Kan je zelfstandig werken?
  • Ben je flexibel en probleemoplossend ingesteld?
  • Breng je graag orde en structuur in gegevens en vertaal je dit moeiteloos naar jouw team?
  • Ben je in staat om binnen een veelheid van projecten de juiste prioriteiten te stellen?
  • Ben je in staat om tal van zaken die naast elkaar lopende zijn te coördineren en de deadlines op te volgen?
  • Weet je dat een klein detail een groot verschil maakt bij een klant of voor de hele organisatie en ben je in staat op die manier te anticiperen op alles wat je ziet?
  • Heb je een positieve kijk op het leven?
  • Sta je open voor verandering?
  • En ben je gecommitteerd om (bij) te leren?
  • Heb je je zaakjes altijd tiptop in orde en hou je de anderen ook graag bij de les?

Ga dan verder naar de volgende kop en ontdek onze vacature.

  • Ben je iemand die voortdurende sturing of supervisie nodig heeft? Reageer dan aub niet.
  • Ben je een eenzaat die niet met een team wil of kan werken? Reageer dan aub niet.
  • Ben je niet flexibel om te anticiperen op veranderende situaties? Reageer dan aub niet.
  • Voel je je niet comfortabel bij het leiden en aansturen van een team? Reageer dan aub niet.
  • Ben je niet bereid om bij te leren? Reageer dan aub niet.

Wij zoeken een absolute topper:
Back office manager 

Om de stabiliteit van onze onderneming te handhaven en de groei ervan te bespoedigen, zijn we op zoek naar een superster-back-office-manager. Deze persoon zorgt voor de dagelijkse operationele sturing van het kantoor.

Als back office manager ben je de rechterhand van de zaakvoerders en ontlast hen van tal van administratieve, logistieke en leidinggevende taken. Je stuurt het team aan, je delegeert, controleert, evalueert en je rapporteert. Je brengt orde, structuur, duidelijkheid en efficiëntie.

Je creëert een dashboard voor de onderneming met de te behalen KPI’s en je formuleert daarbij de nodige Critical Drivers voor de afzonderlijke medewerkers. Je verzamelt wekelijks hun cijfers en hun scores en je rapporteert deze op een overzichtelijke manier aan de zaakvoerders.

Kortom, je zorgt ervoor dat alle leden van het team als een geoliede machine op elkaar ingespeeld zijn en alle functies en taken zowel tijds- als geldefficiënt verlopen.

Dit alles samen moet resulteren in:

  1. blije medewerkers die dagelijks met een voldaan gevoel naar huis gaan en elke dag met plezier hun werk hervatten zodat we onze jaardoelstellingen bereiken.
  2. meer tijd en voldoening voor de zaakvoerders zodat die zich enkel alleen nog moeten focussen op datgene waarin zij het verschil maken voor de onderneming.

De gevarieerde taken binnen deze functie

  • Je stuurt het team aan, je delegeert, controleert, evalueert en je rapporteert.
  • Je brengt orde, structuur, duidelijkheid en efficiëntie.
  • Je ontwikkelt in Excel een dashboard waarmee je makkelijk onze KPI’s, onze cijfers en onze scores in kan bijhouden en deze op een overzichtelijke manier kan vertalen in directe acties en beslissingen. Of je stelt een waardig alternatief voor.
  • Je bereidt de tweewekelijkse teammeeting voor waarin de planning wordt voorgelegd van de volgende drie weken, de behaalde resultaten van afgelopen twee weken, de aandachtspunten en de te behalen KPI’s voor komende tijd.
  • Je maakt verslag en rapporteert aan de zaakvoerders.
  • Je staat de zaakvoerders bij met administratieve en logistieke taken.
  • Je ziet erop toe dat processen en taken in checklists en procedures worden uitgewerkt en deze tweemaandelijks worden ge-update.

Jouw vaardigheden of competenties:

  • Je bezit sterke communicatieve, administratieve en organisatorische vaardigheden.
  • Je kan functioneren op het werk- en denkniveau van een bachelor.
  • Je kan vlot met de Office toepassingen (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) overweg.
  • Je hebt ervaring met het leiden van een klein team.
  • Je hebt een natuurlijke flair waarmee je je team aanstuurt of coacht.
  • Je bent in staat om kritisch naar alles te kijken en voorstellen te doen om zaken vlotter en geldefficiënter te laten verlopen.
  • Je bent in staat je stem te laten horen op een tactvolle maar kordate manier wanneer je merkt dat iets niet werkt of loopt zoals het verwacht wordt?
  • Je kan zelfstandig werken, maar ook in team.
  • Je communiceert professioneel in een klant en teamgerichte setting.
  • Je werkt met een lach op je gezicht en je laat jouw enthousiasme duidelijk voelen aan ieder waarmee je (samen)werkt.
  • Je bent in staat om een efficiënte planning en organisatie op te zetten, dit gebaseerd op prioriteiten en deadlines en deze feilloos op te volgen.
  • Je bent in staat je te houden aan beloofde engagementen die mondeling of schriftelijk werden gedaan, ongeacht de omstandigheden.
  • Je demonstreert op elk moment de vaardigheid om snel en efficiënt nieuwe informatie op te nemen, te begrijpen en deze om te zetten in directe acties.
  • Je hebt aandacht voor detail. Dat betekent dat je belangrijke details niet verwaarloost in de veelheid van informatie.
  • Je hebt het doorzettingsvermogen en de wilskracht om zaken af te werken tot het einde.
  • Je bent proactief. Je neemt initiatief om jouw taken en doelen te volbrengen zonder dat je het voorgezegd moet worden. Bovendien breng je nieuwe ideeën aan die de efficiëntie van de onderneming in het algemeen ten goede komen.
  • Je bent alert. Je bent in staat om opportuniteiten dadelijk om te toveren in resultaat.
  • Je bent vindingrijk en flexibel. Niet alles loopt altijd volgens plan in een onderneming, daarom ben je in staat om op dergelijke momenten oplossingen te vinden zodat alle taken toch afwerkt raken en je de doelen bereikt die vooropgesteld werden zonder dat de onderneming er schade of last van ondervindt. Dit alles zonder dat je vlucht in excuses en vingerwijzingen.
  • Je bent in staat om alle taken die tot jouw functie behoren in een ordelijk en functioneel stappenplan te gieten.

Wat bieden wij

Je maakt deel uit van een klein team binnen een succesvolle organisatie.

  • Een boeiende en heel gevarieerde functie met verantwoordelijkheid.
  • Een klein team met leuke collega’s die zich kenmerken door hun  ‘To the point’-mentaliteit, verantwoordelijkheidszin, professionaliteit, teamwork & leergierigheid.
  • Een verloning gebaseerd op loon naar prestaties of resultaten.
  • Ruimte voor initiatief
  • Een afwisselend takenpakket
  • Goede bereikbaarheid – regio Gent.

Wil jij ons team versterken en ben je ervan overtuigd dat je met jouw vaardigheden op een positieve wijze een bijdrage kan leveren? Dan horen we het graag!

Dit is onze selectieprocedure:

Enkel wie bereid is dit recruteringsproces te volgen en rechtstreeks aanmeldt bij ons komt in aanmerking.
Interim kantoren hoeven zich niet aan te melden.  We doen onze selectie zelf.

De sollicitaties sluiten we af op 5 april 2019

Wil jij graag bij ons werken, maar staat er geen gepaste vacature voor jou online?

Stuur jouw CV met recente foto, samen met een krachtige motivatiebrief of video waarin je vertelt wie je bent, wat jouw drijfveer is om bij ons aan de slag te gaan en welke meerwaarde jij voor ons kan betekenen + de ingevulde vragenlijst die je hier kan downloaden:2019-Vragenlijst-Spontane sollicitatie.

Wie weet ben jij toch de volgende die ons team versterkt.

Is deze vacature niets voor jou, maar je kent iemand die wel in aanmerking zou komen? Forward dan deze pagina door. Dank je.