Office Manager

Dankzij de invulling van deze functie draag je bij op 3 vlakken:

1. Je ontlast de zaakvoerders op vlak van HR en operationele sturing van het kantoor. Zo ontneem je de zaakvoerders al hun operationele zorgen.

2. Je brengt het team naar de hoogste staat van efficiëntie, zonder daarbij de mens achter de medewerker en onze groei-filosofie uit het oog te verliezen.

3. Je bent de rechterhand van de zaakvoerders en je ontlast hen van allerlei ad hoc taken die hen anders zouden afleiden van de taken die voor hen en voor de organisatie van grotere meerwaarde zijn.

Je staat in voor de dagelijkse operationele sturing van het kantoor en het managen van het bestaande en toekomstige team, zowel intern als extern. Je volgt daarvoor de waarden en de Businesslab filosofie die we eerder al uitstippelden.

Door dat te doen wordt de structuur van Businesslab verder op poten gezet. Een structuur die volgens de juiste processen en procedures verloopt.

Resultaat?

Het werk kan door het team autonoom gedaan worden zonder dat de aanwezigheid of nabijheid van de zaakvoerders: An en Xavier nog vereist is.
En als je goed werk levert, is zelfs jouw aanwezigheid niet dagelijks nodig.

• Het verder uitbouwen van het juiste team: rekruteren, selecteren, aanwerven en ontslaan.
• De cijfers voor het resultaten-dashboard van het team met de persoonlijke scorekaarten verzamelen, opvolgen, analyseren en wekelijks de conclusies ervan afleiden en deze communiceren met de zaakvoerders: An & Xavier.
• Het delegeren, begeleiden, coachen van het team en samen met hen de nodige hulp, sturing, coaching of coachingsvragen uitkristaliseren tijdens het wekelijks overleg met hen en deze communiceren met de zaakvoerders zodat zij de coaching en training kunnen doen.
• De maandelijkse teammeeting organiseren.
• Verlof en overuren van de deeltijdsen bijhouden en de administratie ervan doen.
• Het bewaken van de bedrijfswaarden, filosofie en cultuur binnen het team.
• Organisatie van het kantoor: Materialen, kuisploeg, orde en structuur, …

Verder werk je heel nauw samen met de zaakvoerders, doe je tal van ad hoc taken, neem je spontaan werk uit hun handen en denk je commercieel en organisatorisch mee.

Dankzij deze functie zorg je dat de onderneming vlekkeloos draait en breng je de zaak mee naar een hoger niveau van dienstverlening. Om dit ruim takenpakket met veel verantwoordelijkheden tot een goed einde te brengen, kan je rekenen op een team van enthousiaste collega’s over wie jij de leiding neemt.

Je hebt een duidelijke match met onze waarden.

• Je hebt minstens een Bachelor diploma op zak of je kan ons overtuigen van jouw denk- en werkvaardigheden en jouw denk- en werkattitude.
• Initiatief nemen schrikt je niet af.
• Je hebt ervaring met het managen en aansturen van een klein team of je kan ons overtuigen van jouw vaardigheden en competenties.
• Discretie draag je hoog in het vaandel.
• Je bent sociaal, contactvaardig en een duidelijke communicator.
• Je kan empathisch luisteren, maar je kan ook duidelijke grenzen aangeven, KPI’s aangeven en bewaken.
• Je bent sterk in organisatorische planning.
• Je bent flexibel in tijd en in denken en je bent probleemoplossend ingesteld.
• Je straalt vertrouwen uit en je beschikt over een stevige gunfactor.
• Je bent positief ingesteld, coachable en bereid om snel te leren.
• Je staat stevig in je schoenen en je laat je niet makkelijk uit je lood slaan.
• Je durft en je weet de juiste vragen te stellen zodat je perfect kan inschatten waar de noden van onze medewerkers en van de zaakvoerders zitten.
• Je beschikt over een portie goesting, enthousiasme en energie waar Redbull alleen maar jaloers op kan zijn.
• Je houdt ervan processen te documenteren in procedures en checklists.
• Je bent teamgericht en betrokken.
• Je houdt van een duidelijk naslagwerk.
• Je schrikt niet van cijfers.
• Je bent op je best in een omgeving met ruimte voor verantwoordelijkheid.
• Je bent nauwkeurig.
• Je bent vaardig met de computer, office en de digitale wereld.

• Je komt terecht in een missie- en resultaatgedreven onderneming met grootse ambities.
• Businesslab biedt jou een boeiende functie met verantwoordelijkheid.
• Je komt terecht in een klein gemotiveerd team binnen een succesvolle organisatie met leuke collega’s die zich kenmerken door hun ‘To the point’-mentaliteit, verantwoordelijkheidszin, professionaliteit, teamwork en leergierigheid.
• Je komt terecht in een gedreven werksfeer met een gepassioneerd en fijn team.
• Je kan rekenen op actieve werkweken vol uitdaging.
• Wij zorgen ervoor dat je de juiste tools tot je beschikking hebt om je werkzaamheden goed uit te voeren: een laptop (mac) met tweede groot scherm als dat nodig blijkt, een muis, een deftige bureaustoel en bureautafel, koptelefoon, schrijfgerief e.d.
• Er is ruimte voor persoonlijke ontwikkeling door gerichte interne opleidingen.
• Je werkt zelden in het weekend.
• Je krijgt veel uitdagingen en kansen om te leren . Dit door de diversiteit in taken en klanten.
• Er heerst een familiale werkomgeving met toffe collega’s:
• Een enorm tof team dat dagelijks lacht en plezier maakt.
• Enthousiaste werkgevers die naar jouw mening luisteren.
• Jouw werkplek is ons kantoor in het makkelijk bereikbare en prachtig groene Lotenhulle (deelgemeente van Aalter). Weg van alle drukte, met voldoende gratis parkeerplaats bij de deur.
• Zolang de doelstelling van jouw functie behaald wordt, ben je vrij je werkuren zelf te kiezen en te kiezen of je van thuis of van op kantoor werkt.
• Je maakt vanaf dag 1 het verschil voor ons en onze klanten. Elke ondernemer die je verder helpt (vanuit welke functie dan ook), is bij Businesslab een overwinning die je persoonlijk motiveert.
• Klassieke kantoordagen beginnen om 8.30u en eindigen op 17.15u. Op vrijdag zelfs om 15.15u.
• Op events of trainingen, begin je wat vroeger en/of eindig je wat later.
• Je kan direct starten.
• Je krijgt een fulltime job met contract onbepaalde duur.
• We stellen een marktcomform loonpakket voor jou samen, aangevuld met een bonus als de resultaten gehaald worden.
• Elk jaar doen we minstens één teamdag. Deze is elke keer anders.
• De koffie en de Royco-minutesoep staan voor jou ter beschikking, evenals de croque-monsieur-machine.
• Tussen Kerst en Nieuw is de onderneming gesloten en nemen we verlof. Deels collectief verlof, deels door opgespaarde verplichte verlofdagen.