Stage administratief medewerker

Ontdek wie we zijn op: https://businesslab.be/jobs/

  • Je volgt een richting die nauw aansluit bij deze stagefunctie.
  • Je bent taal- en schrijfvaardig aangelegd.
  • Je getuigt van een positieve werkmentaliteit en een sterke wil om kwaliteit te leveren in jouw job.
  • Je hecht belang aan zelfstandigheid en toch ben je een teamplayer want je werkt nauw samen met je collega’s.
  • Je hebt een echte doe-mentaliteit!
  • Je gaat steeds nauwkeurig te werk.
  • Je werkt gestructureerd en planmatig.
  • Je vindt het fijn om naar deadlines toe te werken.
  • Je kan makkelijk overweg met stresssituaties.
  • Je hebt oog voor detail.
  • Je bent proactief. Je neemt initiatief om jouw taken en doelen te volbrengen zonder dat je het voorgezegd moeten worden. Bovendien breng je nieuwe ideeën aan die de efficiëntie van de onderneming in het algemeen ten goede komen.
  • Je bent alert. Je bent in staat om opportuniteiten voor nieuwe klanten, nieuwe verkopen of doorverwijzingen te zien en deze dadelijk op te volgen.
  • Je bent vindingrijk en flexibel. Niet alles loopt altijd volgens plan in een onderneming, daarom ben je in staat om op dergelijke momenten oplossingen te vinden zodat je jouw taken toch afwerkt en je de doelen bereikt die vooropgesteld werden zonder dat de klant of de onderneming er schade of last van ondervindt. Dit alles zonder dat je vlucht in excuses en vingerwijzingen.
  • Je hebt de doorzettingsvermogen en de wilskracht om zaken af te werken tot het einde.
  • Je bent coachable, geboeid en gemotiveerd om bij te leren op vlak van administratie.

Lees dan verder. Maar …

  • Als je iemand bent die voortdurende sturing of supervisie nodig heeft, reageer dan aub niet.
  • Als je een eenzaat bent en niet in een klein team wil/kunt werken, reageer dan aub niet.
  • Als je niet flexibel bent om te anticiperen op veranderende situaties, reageer dan aub niet.
  • Als je je niet comfortabel voelt om initiatieven voor te stellen, ideeën naar voor te brengen of suggesties te doen, reageer dan aub niet.
  • Als je niet bereid bent om bij te leren, reageer dan aub niet.
  • Als je niet bereid bent om vooruit te kijken en verantwoordelijkheid te nemen, reageer dan aub niet.

Wij zoeken een stagiair administratie met oog voor detail

Om de groei van onze onderneming te bespoedigen, zijn we op zoek naar een stagiair onthaal en administratie. Deze persoon ondersteunt de onthaal en administratief medewerker en zorgt ervoor dat de administratieve-ervaring van onze klanten daardoor minstens behouden en zelfs verbeterd wordt door een vriendelijke, duidelijke en correcte communicatie met hen te doen.

Om dit te doen is het belangrijk dat er een goede vertrouwensband wordt opgebouwd met onze bestaande klanten, maar ook met hen die per mail of per telefoon interesse tonen in datgene we te bieden hebben. Het is belangrijk dat al hun mogelijke vragen beantwoord worden en elke twijfel en bezorgdheid tenietgedaan wordt.

We hebben deze extra kracht nodig zodat we ons hoge niveau van klantenbeleving zouden kunnen behouden of zelfs verbeteren, waardoor onze klanten zich nergens zorgen over hoeven te maken en ze zich kunnen focussen op datgene er voor hen echt toe doet: hun winst en vrije tijd verdubbelen. Dit alles samen moet resulteren in blijere klanten, die graag komen naar onze opleidingen, met plezier hun factuur betalen, herhaal aankopen doen en de mond aan mondreclame volle bak doen draaien.

De gevarieerde taken binnen deze functie

  • Je beantwoordt de vragen van geïnteresseerden en van klanten die binnenkomen via mail of via telefoon zo snel mogelijk op een duidelijke, correcte en klantvriendelijke manier. De meeste zaken gaan over de inhoud van de trajecten/programma’s die we aanbieden, de promoties die we doen, de praktische informatie van de trajecten zoals bijvoorbeeld de data en de verplaatsingsmogelijkheden hieromtrent of over de betalingsmodaliteiten.
  • Je zorgt ervoor dat alle ingeschrevenen de juiste data, timing en locatie krijgen en dat ze geïnformeerd zijn over de praktische afspraken die we hanteren rond o.a. timing, annulaties, verplaatsingen, …
  • Je helpt mee met het opstellen en opvolgen van de facturen en het opvolgen van de KMO-Portefeuille.
  • Je zorgt ervoor dat elke klant op regelmatige basis gevraagd wordt om een tevredenheidsenquête in te vullen waardoor we snel kunnen achterhalen waar mogelijke ontevredenheden zitten en we deze accuraat kunnen wegwerken.
  • Je ontwikkelt en update een bibliotheek aan procedures waarin elk aspect van jouw functie duidelijk omschreven en gedocumenteerd wordt, waardoor in geval van nood eender wie in de onderneming jouw taken foutloos kan overnemen.
  • Je ondersteunt van tijd tot tijd het marketingteam met praktische uitvoeringen van taken. (Promotiebrieven verzenden, uitvoeren actie, …)
  • Je staat in voor het sorteren van de briefwisseling.
  • Je stuurt wens- en verjaardagskaartjes naar bestaande klanten.
  • Je bent verantwoordelijk voor het uitsturen van de promotionele acties (je hoeft ze niet te bedenken) naar bestaande klanten en dit naar aanleiding van het weldra beëindigen van een traject.
  • Je leest geregeld promotionele teksten, blogs, webteksten e. a. zaken na en je controleert ze op spelling en grammaticale fouten.
  • Je volgt de inschrijvingen van onze deelnemers helemaal op (data, KMOP, betalingsopvolging, …) tot alles administratief goed zit.
  • Je zorgt op basis van een vooropgestelde checklist dat alle materiaal voor de Businesslab events/trainingen op de desbetreffende locaties ter plekke is zijn.
  • Je legt contacten met de externe partijen over alles wat te maken heeft met de organisatie van de Businesslab events (Prijs, timing, zaalschikking, catering, licht, geluid, podium, bloemen, …) en je zorgt ervoor dat gemaakte afspraken door deze partijen worden nagekomen.

Jouw vaardigheden of competenties

  • Je bent in staat zijn om alle vragen die aan de telefoon worden gesteld op een dusdanige manier te beantwoorden dat de kans groter wordt dat het contact in kwestie klant wil worden (inzichtelijk en deskundig).
  • Je werkt met een lach op je gezicht en je laat jouw enthousiasme duidelijk voelen aan ieder waarmee je (samen)werkt.
  • Je bent in staat om een efficiënte planning en organisatie op te zetten, dit gebaseerd op prioriteiten en deadlines en deze feilloos op te volgen.
  • Je bent in staat je te houden aan beloofde engagementen die mondeling of schriftelijk werden gedaan, ongeacht de omstandigheden.
  • Je demonstreert op elk moment de vaardigheid om snel en efficiënt nieuwe informatie op te nemen, te begrijpen en deze om te zetten in directe acties.
  • Je hebt aandacht voor detail. Dat betekent dat je belangrijke details niet verwaarloost in de veelheid van informatie.
  • Je hebt de doorzettingsvermogen en de wilskracht om zaken af te werken tot het einde.
  • Je bent proactief. Je neemt initiatief om jouw taken en doelen te volbrengen zonder dat je het voorgezegd moeten worden. Bovendien breng je nieuwe ideeën aan die de efficiëntie van de onderneming in het algemeen ten goede komen.
  • Je bent alert. Je bent in staat om opportuniteiten voor nieuwe klanten, nieuwe verkopen of doorverwijzingen te zien en deze dadelijk om te toveren in resultaat.
  • Je bent vindingrijk en flexibel. Niet alles loopt altijd volgens plan in een onderneming, daarom ben je in staat om op dergelijke momenten oplossingen te vinden zodat je jouw taken toch afwerkt en je de doelen bereikt die vooropgesteld werden zonder dat de klant of de onderneming er schade of last van ondervindt. Dit alles zonder dat je vlucht in excuses en vingerwijzingen.
  • Je bent in staat om vlot en efficiënt te werken met de Microsoft Office programma’s word, excel en powerpoint.
  • Je bent bereid om met ons intern e-mailsoftware systeem door en door te leren werken: Mailblue.
  • Je werkt vlot met de basisfunctionaliteiten van het boekhoudpakket Exact Online. Of je bent bereid om je daarin snel in te werken.
  • Je kan snel en foutloos typen.
  • Je hanteert een foutloze en stijlvolle taal, zowel gesproken als geschreven.
  • Je bent in staat om een vooraf afgesproken script (tel of mail) in keurig Nederlands te volgen en in samenspraak met de zaakvoerders te verbeteren.
  • Je bent in staat onbevooroordeeld te luisteren naar de feedback van een klant, dit objectief te noteren, te rapporteren aan de zaakvoerders en de nodige acties die daarop volgen op te volgen tot ze volbracht zijn.
  • Je bent in staat om alle taken die tot jouw functie behoren in een ordelijk en functioneel stappenplan te gieten.
  • Je durft te onderhandelen met externe partijen (bv. hotels en seminariezalen) en erover te waken dat gemaakte afspraken correct en op tijd nageleefd worden.

Wat wij bieden

  • Een klein team binnen een succesvolle organisatie met leuke collega’s die zich kenmerken door hun  ‘To the point’-mentaliteit, verantwoordelijkheidszin, professionaliteit, teamwork & leergierigheid.
  • We zorgen dat je de juiste tools tot je beschikking hebt om je werkzaamheden goed uit te kunnen voeren.
  • Een boeiende en heel gevarieerde functie met verantwoordelijkheid.
  • Je kan rekenen op actieve werkweken vol uitdaging.
  • Goede bereikbaarheid – Sint-Denijs-Westrem –  Gent.

Wil jij ons team versterken en ben je ervan overtuigd dat je met jouw vaardigheden op een positieve wijze een bijdrage kan leveren? Dan horen we het graag!