De functieomschrijving van de Event Medewerker van Businesslab

Als Businesslab event medewerker ben je van A tot Z verantwoordelijk voor de voorbereidingen en de materiële en logistieke organisatie van onze Businesslab evenementen.

Enkele gevarieerde opdrachten die wekelijks tot jouw takenpakket behoren:

  • De organisatorische plannen maken voor een event. Zowel administratief als logistiek.
  • Contacten leggen met onze eventlocaties, onderhandelen over de prijs en hen briefen over de aantallen, de zaalopstelling, de catering, …
  • Duidelijke communicatie onderhouden met al onze externe partijen.
  • Budgetberekeningen maken en erover waken dat we binnen de budgetten blijven die voorop gesteld zijn.
  • Op de events zelf het logistiek aanspreekpunt zijn en ervoor zorgen dat alles op de juiste tijd en de juiste plek aanwezig is.
  • Deelnemerslijsten opmaken.
  • Diploma’s maken voor onze afstudeerders.
  • Verzendpakketten samenstellen en versturen naar nieuwe klanten en afstuderende klanten.
  • Marketing verzendmateriaal logistiek samenstellen en versturen.
  • Nacalcullaties doen: Wie was er wel of niet aanwezig?  Wie kocht wat? En hoeveel? Wie dient er verder opgevolgd te worden?
  • …

Kortom: Je doet alles wat nodig is om onze events op een vlotte, correcte en aantrekkelijke manier te laten verlopen, onze klanten de beste beleving te laten ervaren en ervoor te zorgen dat alles administratief geregeld is.

Het doel van deze aanwerving

Als event medewerker draag je bij door alle events in de ruimste zin van het woord als een geoliede machine te laten verlopen.
Dat betekent voor het event, na het event en tijdens het event.

Zo draag je bij aan:

  • het comfort en de beleving van de klant,
  • het comfort voor de trainers/coaches,
  • het comfort van het salesteam en dus ook
  • aan de klantentevredenheid en
  • aan extra verkoop.

Op die manier zet jij net als het gehele Businesslab team je schouders onder het creëren van een beter leven op persoonlijk, financieel, zakelijk vlak van kleine ondernemingen.

Jouw profiel

  • Je hebt een duidelijke match met onze ondernemingswaarden. (Deze vind je op deze pagina)
  • Je bent in het bezit van een bacherlordiploma of je kan ons overtuigen van jouw gedrevenheid, jouw vaardigheden en talenten.
  • Je bent een krak in planning, organisatie en deadlines. Zowel op administratief als logistiek vlak.
  • Je hebt een net, vriendelijk en verzorgd voorkomen. Je bent in staat je voorkomen aan te passen aan de situatie. Op kantoor: net, verzorgd en semi-professioneel/casual. Op events: net, verzorgd en professioneel.
  • Je bent op je best in een omgeving met ruimte voor verantwoordelijkheid en initiatief.
  • Je bent hands-on en je werkt graag zelfstandig.
  • Eventadministratie schrikt je niet af.
  • Je bent contactvaardig, klantgericht en betrokken.
  • Je bent positief ingesteld en je laat je graag omringen door een dynamisch team.
  • Je durft op een respectvolle manier, je mannetje staan, zodat je de juiste zaken op het juiste moment gedaan krijgt van de partijen waarmee je samenwerkt.
  • Je bent stressbestendig.
  • Je bent heel flexibel in jouw werkuren. We organiseren een 60 tal events per jaar.
  • Je bent bereid om letterlijk je handen uit de mouwen te steken.

Jouw basisvaardigheden

  • Je bent gebeten en gepassioneerd door planning en organisatie en ook logistieke organisatie. Dat vraagt met andere woorden zowel handen, als hoofdwerk.
  • Je bent communicatief en je maakt duidelijke afspraken. Aan de telefoon, per mail of via andere media-kanalen.
  • Je bent hands-on.
  • Een absolute vereiste is dat je heel erg bedreven bent, in het vlot en efficiënt hanteren van de computer en de telefoon.
  • Je maakt met gemak een budgetberekening op.
  • Een Apple computer kent voor jou geen geheimen of je bent bereid je hierin snel te professionaliseren.
  • Je bent niet bang om te onderhandelen met leveranciers.

17 zaken die je van ons mag verwachten

  1. Je komt terecht in een missie- en resultaatgedreven onderneming met grootse ambities.
  2. Businesslab biedt jou een boeiende functie met verantwoordelijkheid.
  3. Je komt terecht in een klein gemotiveerd team binnen een succesvolle organisatie.
  4. Je komt terecht in een gedreven werksfeer met een gepassioneerd en fijn team.
  5. Je kan rekenen op actieve werkweken vol uitdaging.
  6. Wij zorgen ervoor dat je de juiste tools tot je beschikking hebt om je werkzaamheden goed uit te voeren: een laptop (mac) met tweede groot scherm, een muis, een deftige bureaustoel en bureautafel, koptelefoon, schrijfgerief, e.d.
  7. Er is ruimte voor persoonlijke ontwikkeling door gerichte interne opleidingen.
  8. Je werkt nooit (of uiterst zelden) in het weekend.
  9. Je krijgt een goed opleidingstraject dat start met een stap voor stap onboardingsplan waardoor je niet alleen op professioneel vlak, maar ook op persoonlijk vlak groeit.
  10. Jouw werkplek is ons kantoor in het makkelijk bereikbare en prachtig groene Lotenhulle (deelgemeente van Aalter). Weg van alle drukte, met voldoende gratis parkeerplaats bij de deur. Helaas weinig mogelijkheden met het openbaar vervoer daarom is het belangrijk in te kunnen staat voor je eigen mobiliteit en het hebben van een rijbewijs B.
  11. Je maakt vanaf dag 1 het verschil voor ons, ons team en onze klanten. Elke ondernemer die je verder helpt, is bij Businesslab een overwinning die je persoonlijk motiveert.
  12. Klassieke kantoordagen (fulltime) beginnen om 8.30u en eindigen op 17.15u. Op vrijdag zelfs om 15.15u. Op dagen waarop er events gepland staan, vragen we jouw flexibiliteit. Deze data worden minstens 4 weken (meestal 6 maand) op voorhand gecommuniceerd.
  13. Je kan direct starten.
  14. Je krijgt een ¾, 4/5 of fulltime job met contract onbepaalde duur.
  15. De koffie en de Royco-minutesoep staan voor jou ter beschikking, evenals de croque-monsieur-machine. 😉
  16. We stellen een marktconform loonpakket voor jou samen op basis van:
    • Jouw relevante ervaring.
    • De marktconformiteit.
    • Jouw noden.

Wij:

Wij, An Verstraete & Xavier Debaere, ondernemen al sinds 1994. Na tal van ondernemingen te hebben opgezet en succesvol te hebben verkocht, werden we er ons van bewust dat zakelijk succes alleen niet gelukkig maakt.
Na een lang en persoonlijk groeitraject startten we Businesslab op vanuit een heel duidelijke persoonlijke missie:

Zaakvoerders van kleine ondernemingen ondersteunen op
zakelijk, financieel én persoonlijk gebied.

Vandaag zijn we nummer 1 in Vlaanderen als het gaat over de (niet-gesubsidieerde) opleidingsorganisaties voor kleine ondernemingen. We zijn een gezond bedrijf dat gestaag doorgroeit. We hebben een hoge standaard wanneer het gaat om ons team en maken geen compromis als het draait om professionaliteit.

We organiseerden sinds 2014 al ruim 50 Kick-off’s (kennismakingsdagen) waar we al meer dan 2500 ondernemers naartoe brachten. Van die 2500 ondernemers volgden ruim 650 ondernemers al minstens één groeitraject: de Business & Life Boost. Dit is een groei- en inspiratietraject van 10 dagen verspreid over 10 maanden.

Onze klanten noemen ze Tribers die we verwelkomen in onze Community: de Businesslab Tribe. Afgelopen jaar bereikten we een omzet van maar ruim 1 900 000 euro. Daar zijn we super trots op.

Bovendien hebben we nog grootse ambities. In 2024 willen we het aantal leden in de Businesslab Tribe terug verhogen en wijken we graag voor het eerst uit naar Nederland.

De afgelopen jaren bouwden we een krachtige marketing & salesmachine uit. Jaarlijks spenderen we +- € 100.000 aan Facebook advertenties. We sturen meer dan 1.000.000 e-mails uit naar ondernemers en we geven tal van online seminars (webinars). In 2018 haalden we zelfs de titel: ’Infomarketeer of the Year 2018’

Nu, klanten binnenbrengen is één ding. Klanten behouden is een ander. Daarom staan klantgerichtheid, klantenservice en klantvriendelijkheid elke dag als prioriteit op onze to do-lijst. Zo scoort onze klantentevredenheid 9+ op een schaal van 0 tot 10 waarbij 0 staat voor helemaal niet tevreden en 10 staat voor uiterst tevreden.

Onze gemiddelde klant blijft 4 jaar klant en volgt groeitraject na groeitraject. En elk traject omvat ongeveer 10 dagen. Sommige klanten volgen ondertussen al 8 jaar groeitraject na groeitraject.

En omdat resultaat één van onze kernwaarden is, zijn we ook trots op de resultaten van onze klanten.

Mijn ‘mindset’ als ondernemer en als mens is gevormd. Ik kan nu zeggen dat ik een doel/plan heb en ik maak stap voor stap beslissingen om naar mijn doel toe te gaan. Ik kan echt wel spreken van de periode voor Businesslab en de periode erna. Nu dus!
Werner Ceulemans – Petcomfort bv – Heist-op-den-Berg

Na het kennismakingsevent van Businesslab schreef ik me direct in voor het vervolgtraject Business & Life Boost XL.
Ik dacht wel dat de leuze “Verdubbel uw omzet…” niet aan mij besteed was, ik was immers al zo’n 15 jaar zelfstandig accountant. Ik had mijn eigen kantoor en we zaten al met 4 hier op kantoor.
Maar het zag er wel leuk uit en ik zou er zeker wel weer iets bijleren…
Vandaag zijn we dag op dag één jaar later.
Vanmorgen is er terug iemand nieuw gestart op kantoor … we zitten vandaag met 8 medewerkers!
Ik héb na uitbreiding van m’n kantoor, na een opendeur-event, en na vele positieve vibes, effectief mijn kantoor verdubbeld!!
Dank je voor de support An & Xavier én collega’s van de Businesslab Tribe !!
Dirk Braet – Accountantskantoor Dirk Braet bv – Gistel

Meer getuigenissen op https://businesslab.be/succesverhalen/

Al onze klanten samen noemen we de Businesslab Tribe. Het is ondertussen een community geworden van ondernemers die elkaar door dik en dun steunen. De Businesslab Tribe is sinds 2014 een exclusieve community van zaakvoerders van kleine bv’s en ambitieuze eenmanszaken die onder het motto Work • Live • Play op regelmatige basis samenkomen om te leren, te groeien, te delen, te brainstormen en te vieren met als doel hun winst en vrije tijd te verdubbelen.

De Businesslab Tribe is een thuishaven waar iedereen elkaar begrijpt, waar uitdagingen gedeeld en successen gevierd worden.

Het zijn één voor één ondernemers …

  • die vanuit de passie voor hun vak, hun zaak van nul uit de grond stampten.
  • die openstaan om te groeien op persoonlijk, zakelijk en financieel vlak.
  • die het zichzelf gunnen om zich te laten ondersteunen in het ondernemerschap.

De thema’s marketing, verkoop, management, organisatie en persoonlijk leiderschap zijn hot items.

Nu, het zal je niet verbazen dat we dergelijke resultaten niet alleen kunnen bereiken. De steun, de support en het enthousiasme van een krachtig team is onmisbaar.

Ons kantoor is gevestigd in Aalter (Lotenhulle). Dat is ons administratief en logistiek centrum. Hier komen echter zelden of nooit klanten want de meeste opleidingen, trainingen of events gaan door in de omgeving van Gent. En onze klanten komen vanuit heel Vlaanderen.

In ons administratief en logistiek centrum in Aalter werken we als één team samen aan de verbetering van al onze concepten. Het Businesslab  team kenmerkt zich door hun gedrevenheid, verantwoordelijkheidszin, professionaliteit, teamspirit, goesting om te leren en te groeien, humor en de wil om samen te werken aan vernieuwing en verbetering die leidt tot meer of beter resultaat.

Hieronder vind je de waarden van Businesslab. Het zijn ook die waarden die we verwachten van onze klanten, onze leveranciers, onze medewerkers of onze externe partners.

Onze waarden

  • Eerlijkheid, respect en een open communicatie.
  • Groei en leergierigheid.
  • Muziek, plezier & humor.
  • Teamspirit en verbondenheid
  • Impact
  • Verantwoordelijkheidszin

Interesse?

Dit is onze selectieprocedure:

Ben je helemaal zeker?

  • Stap 1: Stuur jouw CV en jouw motivatie door naar werkenbij@businesslab.be
    Vermeld voor welke functie je solliciteert en vertel dat je je kandidaat stelt.
  • Stap 2: Weet je ons te overtuigen? Dan gaan we over tot een kort telefonisch interview.
  • Stap 3: Een eerste face to face gesprek met mogelijks een opdracht.
  • Stap 4: Een tweede gesprek, eventueel aangevuld met een test.
  • Stap 5: Vinden we een match, dan doen we jou een voorstel.

Twijfel je nog? Maar lijkt de vacature je echt wel te interesseren?

  • Stap 1: Stuur jouw CV door naar werkenbij@businesslab.be, vermeld voor welke functie je interesse hebt en vraag naar de data en uren van de “Open-Deur-Voor-Talent”- momenten.
  • Stap 2: We nodigen je asap uit voor een “Open-Deur-Voor-Talent”-moment.
    Dit is een totaal vrijblijvende rondleiding en kennismaking in onze onderneming en een meet & greet met ons team.