Minder uitstelgedrag in 4 stappen
Welke taak nu prioriteit heeft, is niet altijd makkelijk te bepalen. Vroeger stelde ik het schrijven van bijvoorbeeld een Ondernemerstip ook wel eens uit. Niet door het gebrek aan inspiratie, maar eerder door een gebrek aan tijd om die inspiratie neer te pennen.
Vandaag doe ik het anders en neem ik voldoende op voorhand de tijd om gefocust aan elke Ondernemerstip te werken.
Vandaag stel ik vast dat ondernemers, net zoals ik vroeger, met de handen in het haar zitten. Ze hebben zoveel taken te doen die hun aandacht eisen dat ze de tijd niet nemen om er nog andere zaken bij te doen.
De uitdaging ligt hem nochtans niet in de beschikbare tijd. Wat ik leerde is dat, net zoals ik, iedere persoon dezelfde 24 uur ter beschikking heeft.
Het is eerder een kwestie van het bepalen van jouw prioriteit!
Is dat geen stof tot nadenken?
Brandjes blussen
Hoe komt het dan dat de ene persoon er makkelijker in slaagt zijn taken af te werken dan een ander? Het antwoord ligt hem in de mate dat je de juiste prioriteiten weet te stellen.
En daarvoor moet je eerst weten waar je naartoe wil. Zolang je dat niet weet, maak je van elke taak een prioriteit en blus je elke dag brandjes. Je leeft zo in het hier en nu en lost de ene crisis na de andere op. Dat is jammer :-( !
Om te vermijden dat je elke dag in deze situatie blijft steken, is het belangrijk om jouw werkzaamheden als volgt te organiseren:
- Stel jouw prioriteiten (belangrijk dat jij dit doet en dringend)
- Plan taken in (belangrijk dat jij dit doet en niet dringend)
- Delegeer (niet belangrijk dat jij dit doet en dringend)
- Elimineer (niet belangrijk dat jij dit doet en niet dringend)
Door na te denken over wat dringend is en wat belangrijk is dat jij het doet, vermijd je dat je verzeild geraakt in uitstelgedrag: de grootste hindernis op weg naar een succesvolle onderneming.
Op deze manier is het veel gemakkelijker om je tijd in te delen en een degelijke planning te maken. Wil jij hierover meer weten? Dan nodig ik jou uit naar de Businesslab Kick-off, de tweedaagse businesscoaching voor kleine ondernemingen. Je krijgt er praktische tools mee om uitstelgedrag te vermijden, en zo je winst te verdubbelen binnen het jaar. Tickets & info: www.businesslab.be/kick-off
Tijdsefficiënte aanpak
Maak voor jezelf een to-do lijst en bepaal elke dag voor jezelf welke taken belangrijk en dringend zijn en deel ze vervolgens in volgens bovenstaande puntjes.
Stel jouw persoonlijk prioriteiten en werk ze af. Pas daarna kan je belangrijke, niet dringende taken die je ingepland hebt, verwerken.
Onbelangrijke zaken voor jou die toch dringend zijn, laat je afhandelen door jouw medewerker.
Ik ben benieuwd
In welke mate sta jij al bij het belang en de noodzakelijkheid van jouw taken? Welke acties onderneem jij vandaag al zodat je niet het gevoel hebt elke dag in een crisiscentrum te werken?
Vertel het mij hieronder in een reactie in het commentarenveld.
Laat je inspireren door de commentaren van de anderen. Ze brengen jou zeker op ideeën. Dat is ook de kracht van het Businesslab-netwerk en de Businesslab Tribe.
Om jou te belonen voor jouw reactie, krijg je van mij nog 3 EXTRA SELF-MANAGEMENTTIPS in je mailbox.
Het enige wat je moet doen, is hieronder een reactie plaatsen met jouw naam en voornaam.
Zodra jouw reactie is geplaatst, ontvang je deze 3 extra tips.
Ik duim voor jouw succes!
An.
PS: Deel dit artikel met collega-ondernemers. Deel het op social media met de knoppen hieronder. Zo verspillen we niet langer geld aan marketing die niet nodig is.
na elke dag neem ik mijn Succesplanner bij de hand en evalueer ik mijn dag. Zo leer ik steeds bij van hoe het niet (meer) moet en hoe het beter kan in de toekomst!
That’s the spirit Martine! Meer info over de Succesplanner: http://www.succesplanner.be
Same here. Echt handig die Succesplanner. Geeft je ook de kans om je planning voor de komende dag(en) al wat voor te bereiden. Dit zorgt voor meer structuur wat op zich dan weer meer rust meebrengt.
In mijn business is het meestal alle hens aan dek. Ik heb jammer genoeg maar al te vaak het gevoel van een crisiscentrum :-(
Elke dag opnieuw ga ik opnieuw voor het inzicht om niet te multitasken. Je denkt dat je veel tegelijk doet maar eigenlijk doe je minder dan alles 1 voor 1 te doen. Bedankt An en Xavier voor dit inzicht.
Hier worden de prioriteiten heel dikwijls door externen gesteld (klant, maar ook inspecteurs). Dit maakt het soms heel moeilijk om de eigen agenda te bepalen. De klant zit met de deadline en die wordt dan opgedrongen.
Nuttig dat prioriteiten lijstje. Maar wat als je helemaal alleen je zaak moet runnen…?
Ik lijd zo erg aan uitstelgedrag…ik was het weer aan het doen :-( Uren naar die agenda kijken en plannen maar uiteindelijk niets doen…Ik ga alvast aan de slag met het delegeren en elimineren! Dank je wel voor de tips.
Ik ben wel verplicht om prioriteiten te stellen; Voor het ogenblik combineer ik een fulltime job met 3,5 verplaatsing per dag met bijberoep en zorg voor….
Nu is mijn fulltime job prioritair. En voor mij is relativeren en kijken welke waarden voor mij het belangrijkst zijn een criterium om prioriteiten te stellen.
Brandjes blussen of een oplossing geven doe ik op 2 manieren:
Een korte & een lange termijn oplossing.
De korte termijn is omdat er meestal een persoon of partij wachtende is. (Hier ga ik altijd voor de “Quick en Dirty” oplossing)
Maar dan moet er wel een lange termijn oplossing zijn. Met als doel het probleem te voorkomen naar de toekomst toe!
Soms kan je dit niet meteen en plan je deze oplossing in. (mits de nodige van prioriteiten van andere zaken)
Als je deze techniek zou toepassen dan kan je tot 60% aan tijd winnen omdat de problemen zich niet meer voor doen.
Ik probeer elke dag maar voor 70% vol te plannen, daardoor kan ik onverwachte opdrachten toch nog uitvoeren en mijn voorziene taken uitvoeren. Spijtig genoeg is de ene dag wat succesvoller dan de andere.
Elke dag bepaal ik de prioriteiten, de volgorde en een tijdsbestek erbij.
Heb vastgesteld dat ik te veel zaken wil doen op hetzelfde moment, en bijgevolg in feite zaken over het hoofd zie of het gevoel te hebben nergens tijd voor te hebben…. Ik neem vanaf morgen de succesplanner bij de hand, het is de moment!
Heb de tips toegepast en het is een bevestiging van wat ik al redelijk goed toepas . Maar mijn prioriteiten leg ik anders nu door de tips .
Het lukt me redelijk .
Maximum 5 to do per dag. Wanneer er 2 uitgevoerd zijn dan neem ik een pauze. Vroeger wou ik alles zo snel mogelijk afhandelen maar dan geraak je nergens. Op de Kick-off heb ik enkele waardevolle zaken meegekregen om je niet af te laten leiden. GSM op stil, e-mail af en eerst de zaken afwerken. Daarna kan je alles checken. Nu is het soms zo dat ik op sommige dagen inderdaad méér tijd vrij heb en toch meer zaken heb afgehandeld!
In mijn sector is sowieso een deel “crisiscentrum”, gezien we altijd een aantal spoedvisites of curatieve visites te doen hebben.
Daarnaast heb je zaken die je moet doen (bvb opgedragen door de overheid), zaken die je kunt doen en zaken die je wil doen. Het zijn de zaken die je wil doen, die de toekomst op lange termijn bepalen. Daar wordt aan gewerkt, maar dat gaat pas in kleine stappen. Daar helpt Sofie Piepers, één van de Tribers, (Mex) ook bij, en hier kan Businesslab ook een bijdrage leveren. Het vraagt ook een verandering in de mindset, zowel bij mijzelf, als bij de klanten en dat vraagt tijd.
Tijdens de Kick-Off heb ik geleerd dat ik meer moet delegeren, zodat ik op die manier meer tijd kan vrijmaken en ook bepaalde zaken sneller gedaan kan krijgen. Daar moet ik nog meer aandacht aan besteden. En dan kan ik ook nog meer focussen.
Op sommige dagen loopt de planning scheef. Wij noemen het de ‘wet van Murphy’ : onvoorziene omstandigheden, begint meestal ’s morgens en ge hebt er last van tot ’s avonds, meestal loopt het 3 x mis die dag. Dan moogt ge gepland hebben wat ge wilt, er is op dat moment maar 1 actie mogelijk : eerst de problemen oplossen.
Als ik me ten volle moet kunnen concentreren op een taak, schakel ik ‘off-line’. E-mail, telefoon, … kunnen me dan niet belemmeren mijn taak tot een goed einde te brengen. Een moeilijkheid in mijn ‘business’ is om tijd te vinden om strategisch te denken, plannen te maken, na te denken over investeringen en deze ook goed voor te bereiden. Als ik daar geen tijd voor vrijmaak en daarbij andere invloeden uitschakel, wordt het moeilijk om mijn dromen werkelijkheid te laten worden.
Ik merk als ik de dag ervoor mijn prioriteiten opmaak via de mijn succes planner dat ik er beter in slaag om mij aan mijn plan te houden. De weekkalender is op zich ook eenvoudig maar super handig. Zeker om taken en 2do’s op te lijsten waaruit ik de prioriteiten kan selecteren.
Ik gebruik een GTD (gettings things done) manager om de taken uit m’n hoofd te halen en digitaal verder op te volgen. Na erg veel producten te hebben getest (op pc, gsm, ipad, …) ben ik uitgekomen bij doit.im en die ligt me erg goed. Ze hebben ook een handige mobile-app waarmee je erg snel nieuwe taken die je doorheen de dag tegenkomt kan invoeren. Daarnaast is er integratie met google calendar.
Qua mail test ik sinds kort activeinbox voor gmail. Die laat toe om van je emails actionable-items te maken waarbinnen je zegt wat ermee dient te gebeuren en wanneer. Dit beperkt zich trouwens absoluut niet tot een @gmail.com emailadres, aangezien je er je andere email in kan binnentrekken. Erg handig omdat je best wel veel data ter beschikking hebt en zo van overal aan je emails kan zonder veel te moeten configureren (wat bij outlook en meerdere toestellen toch een ander paar mouwen is).
Lang verhaal kort: het is inderdaad erg belangrijk om eerst je belangrijke zaken af te werken en dan pas over te schakelen op wat er nog “nice to have” zou zijn om die dag af te werken. Is er nog tijd over? Kijk dan even op de rest van de todo-list en zorg er stelselmatig voor dat je taken kan afvinken.