Een goede management assistent (MA) is van enorme meerwaarde voor elke ondernemer. Een MA houdt zich namelijk bezig met praktische zaken en zorgt ervoor dat de ondernemer zich kan focussen op wat echt belangrijk is.
Maar … wat maakt iemand nu tot een geweldige MA?
In dit blogartikel som ik de kernkwaliteiten van een persoonlijke assistent op. Zo kan jij jouw zoektocht heel snel starten. Succes!
1. Betrouwbaarheid
Het doel als MA is om de rechterhand te zijn van je werkgever. Om dit te bereiken moet je 100% betrouwbaar zijn.
Stiptheid en nauwkeurigheid zijn cruciaal. Daarnaast moet je werkgever erop kunnen vertrouwen dat je proactief handelt en perfect uitvoert wat verwacht wordt.
Een mogelijke fout kan behoorlijke consequenties hebben voor je werkgever. Je werkgever moet jou blind kunnen vertrouwen en je beschouwen als een actief maar ook onmisbaar persoon.
2. Proactieve aanpak
Ondernemers zijn niet bereid om de hand van hun assistent vast te houden. Een goede persoonlijke assistent kent de noden en wensen van de zaakvoerder en anticipeert hier proactief en efficiënt op.
Het kost enige tijd om je baas goed te leren kennen maar na een inwerkperiode moet je met een proactieve benadering en het nodige empathisch inlevingsvermogen je taken met verantwoordelijkheid kunnen uitvoeren.
Je moet in staat zijn om uitstekend te oordelen wanneer je beslissingen neemt.
Als MA zorg je ervoor dat je werkgever vrij is van afleiding zodat hij zich kan concentreren op zijn werk. Hoe beter jij je werkgever leert kennen, hoe beter je namens hem kan handelen.
3. Organisatorische vaardigheden
Een persoonlijke assistent heeft verschillende taken:
- Plannen van afspraken en agendabeheer
- Beantwoorden van de telefoon en aannemen van berichten
- Informatie ontvangen en doorgeven
- Reservaties maken
- Regelingen treffen
- Klankbord zijn
- De werkgever vrijwaren van onbelangrijke zaken en vragen
Je hebt dus veel uiteenlopende verantwoordelijkheden die nauwkeurige aandacht vragen. Goede management skills zijn een must. Je werkgever moet kunnen vertrouwen op je organisatietalent en het (h)erkennen van prioriteiten.
4. Uitstekende communicatieve vaardigheden
Een persoonlijke assistent komt in de loop van zijn werkdag met heel wat mensen in contact. Om hier professioneel mee om te gaan moet je een aangename persoonlijkheid combineren met sterke communicatievaardigheden.
Je beheerst het volledige scala van communicatievormen:
- Communiceren naar een groep
- Eén op één gesprekken
- Telefoneren
- Berichten( sms, whats app, …)
- E-mails
- Post
Omdat je jouw werkgever vertegenwoordigt, moet je voor het publiek verschijnen als een verlengstuk van je baas. Dit betekent dat je te allen tijde welgemanierd, stijlvol, kalm en vriendelijk moet zijn, zelfs in onaangename omstandigheden.
Een goede persoonlijke assistent kan ook hoffelijk en assertief zijn als de omstandigheden daarom vragen.
5. Flexibiliteit
Er komt heel wat kijken bij jouw functie van persoonlijke assistent. Deze functie is dan ook veel hectischer dan de meeste jobs. Het is je job om volledige steun te verlenen aan je werkgever en tegemoet te komen aan zijn noden.
Flexibiliteit is dus cruciaal!
Je moet efficiënt kunnen jongleren tussen verschillende taken. Je wordt vaak onderworpen aan onverwachte, last minute wijzigingen en onverwachte opdrachten. Een goede persoonlijke assistent past zich snel aan veranderingen aan en houdt van variatie.
Ben je niet stressbestendig? Dan is een carrière als persoonlijk assistent niets voor jou.
6. Digitale tools
De snel evoluerende technologische vooruitgang dwingt je om bij te blijven. Om je fundamentele taken uit te voeren, moet je vandaag bedreven zijn in allerlei digitale toepassingen en specifieke programma’s. Tegenwoordig bestaat er voor elke taak wel een speciale tool:
- Afspraken plannen
- Rapporten schrijven
- Online opzoekingen en aankopen doen
- Presentaties voorbereiden
- Vluchten boeken
- Beantwoorden van e-mails met de juiste etiquette
Om al deze specifieke software te gebruiken moet je over de nodige technische competenties beschikken.
7. Discretie en loyaliteit
Je werkgever zal je soms als klankbord gebruiken om dingen te ventileren of om een tweede mening te krijgen. Hij moet erop kunnen vertrouwen dat je discreet en toegewijd bent. Je krijgt heel wat vertrouwelijke en persoonlijke informatie van je werkgever te horen.
Het is cruciaal om deze informatie niet met anderen te delen om het vertrouwen van je werkgever niet te schenden. De beste personal assistent is volledig loyaal en geniet het volste vertrouwen. Wees dus uitermate discreet met betrekking tot alle aspecten van je werkgever zijn leven.
8. Voorkomen en stijl
Je staat je werkgever publiekelijk bij op verschillende plaatsen en in verschillende situaties. Een extra verzorgd en stijlvol voorkomen is cruciaal. Kleed je steeds netjes in functie van je rol, werkgever en sector. Je bent het visitekaartje van je werkgever.
Zorg dat je haar, nagels en persoonlijke accenten er steeds perfect uitzien. Een hoge standaard met betrekking tot persoonlijke hygiëne is belangrijk voor de job.
Mogelijk moet je je werkgever onverwacht bijstaan in een belangrijke zakelijke uitstap of meeting. Wees hier elke dag op voorbereid!
Je werkgever moet zich op elk moment volledig comfortabel voelen bij je voorkomen.
9. Omgang en etiquette
Je brengt heel wat tijd door met je werkgever en soms ontstaan er ook informele momenten doorheen het werkproces. Toch is het belangrijk om altijd op een professionele en stijlvolle manier met je werkgever en zijn eventuele levenspartner om te gaan.
De situatie mag voor niemand oncomfortabel worden. Je moet steeds je plaats kennen en respecteren.
Enkele omgangstips:
- Blijf steeds beleefd en respectvol.
- Bewaak je gedrag in iedere situatie.
- Laat je nooit verleiden om te amicaal of persoonlijk te worden.
De buitenwereld zal je steeds observeren, evalueren en valideren.
10. Karakter en weerbaarheid
Als persoonlijk assistent heb je het niet altijd makkelijk. Je werkt voor een veeleisende werkgever en tegelijkertijd beschouwen je collega’s je mogelijk als de voorkeursmedewerker van de baas.
Dit geeft je dikwijls het gevoel dat je in niemandsland leeft. Enerzijds moet je een bepaalde afstand bewaren t.o.v. je collega’s om te vermijden dat sommige medewerkers binnen het bedrijf je bespelen om iets te bekomen van de werkgever.
Anderzijds moet je de hiërarchie tussen jou en je werkgever respecteren.
Dit vereist een sterk karakter en een grote weerbaarheid. Het is topsport op het hoogste niveau. Een sterke relationele en/of sociale basis helpt om deze spanning en druk te kunnen ventileren. Vertrouwen in jezelf, je werkgever en de goede afloop der dingen is belangrijk.
Een goede persoonlijke assistent is van een zeldzame en sterke soort.
⇒ Wil je nog meer tips en tricks om jouw business naar het volgende level te brengen? Om jouw winst en vrije tijd te verdubbelen? Kom dan naar de Businesslab Kick-off en ontdek niet alleen hoe jij dat kan, maar ook hoe andere ondernemers jou al zijn voorgegaan.
