5 tips om telefoonangst te overwinnen
Prijs- en informatieaanvragen en offertes opvolgen is zo belangrijk. Door telefoonangst doen veel eenmanszaken en kleine ondernemingen dit via e-mail. Toch is bellen veel efficiënter dan eindeloos heen en weer mailen.
Ben jij ook zo iemand die steeds maar mails stuurt, in plaats van te telefoneren? Jammer, want door niet naar de telefoon te grijpen, mis je veel kansen. Stel jij het bellen ook eindeloos uit?
Sociale angst
Veel ondernemers zijn bang om te bellen. De zenuwen gieren door hun keel als ze moeten telefoneren. Telefoonangst is een vorm van sociale angst. Het komt neer op: de angst om voor schut te staan.
Juist omdat je bang bent dat het niet goed zal gaan, verloopt je telefoontje moeizaam. En dus stel je ieder volgend gesprek weer uit.
Pas als je niet anders meer kan, toets je het nummer in… En gooi je de hoorn weer op de haak. Maar liefst 40% van de bevolking heeft hier last van. Je bent dus zeker niet alleen!
Vraag raad aan jouw collega-ondernemers hoe zij hiermee omgaan. Wat dacht je van op de Businesslab Kick-off, hét  marketing- en netwerkevent voor zelfstandigen en kleine ondernemingen? In een veilige, vertrouwde omgeving wissel je ideeën uit met andere enthousiaste ondernemers. Info & tickets vind je op onze website.
Waarom telefoneren zaakvoerders van kleine ondernemingen?
Er zijn verschillende telefoongesprekken die jij als zaakvoerder van een kleine onderneming moet voeren. Je telefoneert om
- Informatie op te vragen.
- Een afspraak te maken met een nieuwe klant/lead.
- Een offerte op te volgen.
- Iemand te herinneren aan een betaling.
- …
Zet je over je telefoonangst, door te focussen op de voordelen. Wees je er immers van bewust dat als JIJ iemand opbelt (in plaats van opgebeld te worden), jij het gesprek kan voorbereiden. Enkele voordelen van telefoneren:
- Het is persoonlijker dan een mail.
- Het is makkelijker om aan te voelen wat er écht leeft bij de ander.
- Je kan de persoon direct aanvoelen en je à la seconde aanpassen aan zijn noden.
- Er is minder kans op misverstanden of onduidelijkheden.
- Een telefoongesprek is dwingender dan een mail, wanneer je iets gedaan moet krijgen.
- …
Overwin telefoonangst: 5 Tips om makkelijker te telefoneren
Omdat ik merk dat veel ondernemers nog aarzelen om de telefoon te grijpen, geef ik je hier vijf tips om die telefoonangst te overwinnen. Zo doe je het.
Zonder je af.
Als het enigszins mogelijk is, zorg er dan voor dat je niet gestoord wordt en dat er niemand meeluistert. Dat voorkomt veel spanning.
Achterhaal waar je precies bang voor bent.
Schrijf voor jezelf op wat de allerergste uitkomst is van het gesprek. Ik garandeer je: het valt wel mee!
Door eerst je angsten te benoemen, laat je ze makkelijker los.
Je bent niemand tot last.
Wees je ervan bewust dat de ondernemer/klant/leverancier aan de andere kant van de lijn het normaal vindt om gebeld te worden. Daarnaast heeft degene die je moet bellen, altijd de keuze om op te nemen. Voel je dus niet schuldig over het feit dat je iemand misschien stoort. Als de persoon aan de andere kant wel opneemt, weet je dat hij/zij bereid is voor een gesprek.
Bereid voor wat je doet met een voicemail.
Hou er rekening mee dat je misschien op een voicemail terecht komt. Bereid dus altijd een heldere boodschap voor in een paar korte zinnen. Vermeld duidelijk wie je bent, waarvoor je belt en op welk nummer je bereikbaar bent.
Maak een plan.
Een goede voorbereiding is essentieel. Bedenk vooraf wat het doel is van je gesprek, waarom je belt en wat je wil zeggen of vragen. Schrijf het puntsgewijs op. Spieken op je ‘spiekbriefje’ is toegelaten.
Bedenk vooraf ook wat de mogelijke valkuilen zijn en bereid je daarop voor. Als je bijvoorbeeld weet dat je gesprekspartner je telefonisch onder druk zal zetten, prent jezelf dan in dat je antwoordt met: “Ik wil er nog even over nadenken.” Zo voorkom je dat je met je mond vol tanden staat.
Ik ben benieuwd
Welke tips pas jij toe? Hoe overtuig of verplicht jij jezelf om toch de telefoon te pakken?
Vertel het mij hieronder in een reactie in het commentarenveld.
Laat je inspireren door de commentaren van de anderen. Ze brengen jou zeker op ideeën. Dat is ook de kracht van het Businesslab netwerk en de Businesslab Tribe.
Om jou te belonen voor jouw reactie, krijg je van mij nog 15 EXTRA TELEFOONTIPSÂ in je mailbox.
Het enige wat je moet doen, is hieronder een reactie plaatsen met jouw naam en voornaam.
Zodra jouw reactie is geplaatst, ontvang je 15Â EXTRA telefoontips.
Ik duim voor jouw succes!
An.
PS: Deel dit artikel met collega-ondernemers. Deel het op social media met de knoppen hieronder. Zo bellen we straks met z’n allen makkelijker.
Ik bel niet graag, maar ik heb al gemerkt dat het beter gaat als ik alleen ben. ik voel mij meer op mijn gemak. ik ben ook veel onderweg met de auto naar afspraken dus spaar ik al mijn telefoontjes op om ze in de auto te doen!
In de auto bellen vind ik een heel gevaarlijk idee. Je hebt al je aandacht nodig om veilig te rijden.
Zolang alles handsfree verloopt…
Voor mij helpt het als ik niet aan mijn bureau zit, dat maakt mij nerveus. Wij hebben toch een looptelefoon, dus als de telefoon rinkels neem ik op en wandel ik terwijl ik praat. Het maakt mij veel rustiger en minder gefocust op ‘business’. Bedankt voor de tips!
Persoonlijk heb ik geen problemen om de telefoon op te nemen en te bellen, ook als het om een vervelende gaat. Sommige onderwerpen (onbetaalde factuur, afslaan van opdracht,etc..) geven me wel wat zenuwkriebels op voorhand.
Dan leg ik een papiertje voor mijn neus waarop staat wat de reden is waarom ik een opdracht afsla. Dit helpt mij om bij mijn besluit te blijven want neen zeggen blijft mijn struikelblok.
Ik haal een paar keer heel diep adem voor ik het nummer draai en zorg dat ik voldoende tijd heb om de telefoon te doen. Niet rap rap.
Net als Yamina vind ik rondstappen inderdaad ook rustgevend.
Ik maak ook steeds een puntenlijst van wat te bespreken valt.
Ook zorg ik er voor dat ik het dossier van de klant bij me heb.
Vaak worden er zaken gevraagd die nazicht vragen voor een duidelijk, correct antwoord.
Zo kan je vermijden dat je weer moet bellen (is tijdsbesparing, een angst en een to do minder!)
Hou wel steeds jou doel voor ogen zodat je uiteindelijk toch niet moet weer bellen ;)
Bellen met personen die ik al persoonlijk ontmoet heb, is geen probleem, maar de ‘angst om te storen’ moet wel dringend overwonnen worden…
Net als uitstelgedrag trouwens :-/
ikzelf heb géén schrik om te telefoneren maar dacht dat mails wel efficiënt waren, want telkens ik iemand zitten ze meestal in vergadering…
vanaf morgen zal ik me eens focussen op telefoneren ;-)
Als er nu 1 ding is dat ik niet goed durf, is bellen. Verkopen en uitleggen geen enkel probleem maar telefoneren…. Soms worden dingen opgelost of uitgeklaard door 1 telefoontje. Naar aanleiding van goed nieuws dan heb ik geen probleem om te bellen en dan andere onderwerpen aan te snijden. Ik heb altijd het idee dat je de mensen stoort als je belt. Wanneer bel je het beste ? Iedereen is nu en overal bereikbaar wat het nog moeilijker maakt voor mij. Bij mij gaan dan een heleboel scenario’s door mijn hoofd. Bijgevolg wordt het uitgesteld en alleen maar moeilijker om toch te bellen. Ik kijk uit naar de bijkomende tips.
Zeker als het contactpersonen zijn die ik al ken, probeer ik er zoveel mogelijk rekening mee te
houden om hen te bellen op voor hen geschikte momenten. Als ik naar aanleiding van een eerste
telefonisch gesprek moet terugbellen, dan vraag ik wanneer dit het best schikt.
Je leg veel meer contact met de ander (of het nu leverancier of klant is) door te bellen, je bouwt een band op. Je vindt altijd wel een reden om niet te moeten bellen, maar door te bellen heb je direct een oplossing/feedback/…
Rondstappen is zeker ook mijn manier, en veel gesticuleren. Soms een paar yoga-evenwichtsoefeningen tussendoor, zolang het geen videofoon is, kan dat ;)
Ik vind het een goede tip dat iemand die opneemt, “gestoord” wil worden. Hij/zij heeft er tijd voor, anders zouden ze niet opnemen.
Iedereen is altijd en overal bereikbaar… Hier ben ik het niet mee eens. De mensen moeten maar eens leren dat ze hun GSM kunnen UITzetten (dit is bij wet niet verboden ;)) en hun Skype for Business op Do Not Disturb zetten. Op die manier kan je veel efficiënter werken.
Als ik telefonisch reageer op een e-mail log ik dat door een kleine nota bij te houden bij deze e-mail. Dat doe je in Outlook simpel door OP de mail te gaan staan (niet in de mail = mail niet openen) en CTRL+T te drukken. De originele mail wordt onderaan ingesloten.
Veel succes er mee!
En toch vraag je best eerst : “Stoor ik niet?”
Dank je voor de tip, Wouter. Ik ga toch eens in de leer moeten komen bij jou denk ik :)
Telefoneren lukt me beter als mijn bureau opgeruimd is, dwz alle afleidende paperassen zijn weg en er ligt alleen een blocnote en een pen klaar. En mijn agenda en de Succesplanner – ik ben nogal een papiermens.
Tegenwoordig heb ik nogal veel Nederlandse klanten en leveranciers en zij Skypen graag. Dat vind ik nog een stap verder dan gewoon telefoneren, want dan zien ze en moet je er niet alleen voor zorgen dat je haar goed ligt, maar ook dat je camera geen rommelige zaken of afleidingen tonen. Het komt er eigenlijk op neer wat anderen ook zeggen: het begint met een goede voorbereiding.
In communicatie zijn er verschillen naar gelang de vorm :
Face2Face : 3 info’s actief: inhoud & toon & non-verbaal
Telefoon : inhoud & too
Mail : inhoud zonder context
Dus afhankelijk van de boodschap, is een telefonisch onderhoud wenselijk. Maar soms is een fysieke ontmoeting nodig… dan is de telefoon het beste middel om de afspraak te bekomen.
Geen schrik hebben van telefoon… niemand bijt… ;-))
Als je het nooit deed weet je het niet, maar je klinkt veel beter aan de telefoon als je glimlacht ! Zeker als je vragende partij bent maakt dit een heel verschil.
:-)
1) ik zorg dat ik alleen ben (zeker als ik het zelf een belangrijk telefoontje vind)
2) ik hou de nodige documenten bij de hand
3) ik bel nooit tijdens vermoedelijke pauze -en lunchtijden.
4) tijdens een telefoongesprek kan je beter anticiperen
Wie mij belt, heeft alvast negatieve punten.
Ik moet aan al mijn klanten denken, dus moet ik mij volledig op de taken kunnen concentreren die ik voor klanten aan het doen ben. Een telefoon onderbreekt die focus en is een risico dat ik fouten maak (wetenschappelijk aangetoond: we zijn geen seriële multitaskers) , wat nadelig is voor een bepaalde klant en dus ook voor mij. Telefoon betekent: “laat alles vallen, ik heb NU je aandacht nodig” (vandaar ook een alarm (bel) als signaal) en moet dus met de grootste omzichtigheid en verantwoordelijkheid ingezet worden omdat dit wel een erg ingrijpende manier van aandacht eisen is. Daarenboven: 70 % van de mondelinge communicatie gaat verloren. Dus daarom dat ik er in alle communicatie op sta dat er via mail wordt gewerkt, enkel ZEER dringende zaken mogen telefonisch.
En wie schrijft, die blijft: er blijft meer van hangen als je een bewuste mail stuurt, dit levert vaak veel meer duidelijkheid op (ook vaak voor de vrager omdat hij/zij verplicht wordt beter te structureren, waardoor hij/zij vaak zelf het antwoord al ziet en sowieso de kwaliteit van de vraag beter wordt, waardoor ook de kwaliteit van het antwoord beter wordt). Twijfels achteraf: even nalezen voorkomt “maar ik dacht dat … “-discussies.
Dag Guy. Super dat je focus wil houden. Multitasken werkt inderdaad niet, ik demonstreer het op http://www.businesslab.be/kick-off. Wat ik niet goed begrijp, is dat jij jouw focus laat bepalen door de buitenwereld. Zet gewoon je telefoon af tijdens je focustijd. Ik volg je ook niet met alles via e-mail laten gebeuren: via telefoon voel je veel meer en pik je onmiddellijk in op de antwoorden van de andere. Mijn ervaring is dat je veel meer gedaan krijgt met een telefoontje van 3 minuten dan met een hele reeks e-mails. Zet eens de chronometer aan tijdens het opstellen van een e-mail, je zal versteld staan van de klok die tikt. Wat uiteraard een best practice is, is een belangrijk telefonisch gesprek te bevestigen met een e-mail. Ik duim voor jouw succes.
Telefoneren is nooit mijn favoriete bezigheid geweest, maar oefening baart kunst.
Wees vriendelijk, maar overdrijf niet ; vermijd het aframmelen van stzbdaardzinnetjes, vertel al eens een anekdote of iets klein persoonlijk
Dat wordt geapprecieerd ..
ik zorg dan mijn lijst klaarligt , met de naam van de contactpersoon, reden van contact, hier noteer ik ook het nodige vervolg
Zelf bellen vind ik niet zo eng, maar gebeld worden is voor mij echt angstaanjagend. Echt verschrikkelijk als je dagelijks veel gebeld wordt en je als de dood bent voor dat DING, je telefoon… Iemand die daar raad mee weet???